 1..INSTALACION
DEL SISTEMA |
Inserte
el CD y haga doble clic en el archivo
“Instala.exe”. Seleccione
el tipo de máquina donde instalará
el sistema.
Si
se está instalando un sistema MONOUSUARIO
(para funcionar en una sola computadora)
o en el servidor de un sistema MULTIUSUARIO,
se debe seleccionar la opción SERVIDOR.
Luego
para instalarlo en cada estación
de trabajo, se deberá instalar
nuevamente el sistema seleccionando la
opción CLIENTE. En este último
caso, luego de la instalación,
se deberá crear manualmente un
acceso directo al programa, dependiendo
del servidor donde se haya instalado.
(para mas detalles ver el manual de Windows)
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Seleccione
el
directorio en donde desea instalar el
sistema, luego inicie la instalación. |
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 2..
INGRESO DE USUARIO |
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Al ejecutar por primera vez este programa
deberá ingresar la palabra sistema
en el campo USUARIO, como así también
en el campo CLAVE
Corrobore en esta pantalla la fecha de la
última actualización de las
bases de datos. (ver ítem 33)
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3..MENÚ
PRINCIPAL |
A
través del menú superior
se puede acceder a todas las funciones.
Las más utilizadas están
representadas por iconos en la barra
de herramientas.
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Si
no apareciera dicha barra al ejecutar
por primera vez el sistema, haga clic
en ventana y seleccione Barra de herramientas.
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4..BÚSQUEDA
DE ENTIDADES Y ........CARGOS
- GENERAL |
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Seleccione
Búsquedas en el menú
principal, o bien haga clic en el
primer icono de la barra de herramientas.
(largavistas), para acceder a la pantalla
de búsquedas. |
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5..BÚSQUEDA
DE ENTIDADES Y ........CARGOS
- BÚSQUEDA SIMPLE |
Ingrese
dentro del campo Búsqueda BUSQUEDA
SIMPLE el nombre (o parte del mismo) de
la empresa o entidad de la que desea obtener
mas datos.
Ejemplo
1:
Ingrese la palabra guía y seleccione
solamente el casillero del nombre. La
búsqueda resultante será
de todas aquellas empresas o entidades
que contengan en su nombre dicha palabra.
Ejemplo
2:
Ingrese la palabra reconquista y seleccione
solamente el casillero de la dirección,
el resultado arrojará los datos
de todas las empresas o entidades ubicadas
en la calle Reconquista.
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La
BUSQUEDA SIMPLE permite buscar ENTIDADES
que incluyan un texto determinado en su
nombre, dirección, teléfono,
código postal, tipo, descripción
o rubro de la entidad. Para indicar donde
buscar, simplemente seleccione el casillero
correspondiente. Este tipo de búsqueda
no puede ser utilizada para buscar cargos
para las entidades resultantes, excepto,
con las funciones específicas para
buscar cargos en la pantalla Ver Campañas
Grabadas (luego de crear una campaña
con dichas entidades).
Seleccione
la tableta ENTIDADES, escriba la palabra
capital en el campo LOCALIDAD y asegúrese
que el pequeño cuadrado de la derecha
esté marcado, luego seleccione XX1
PYMES en TIPOS DE ENTIDADES. Oprima el botón
BUSCAR ENTIDADES. El resultado de la búsqueda
estará conformada por empresas Pymes
de Capital Federal.
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Si
desea agregar mas localidades a este resultado,
incluya una coma luego de la palabra capital,
en el campo LOCALIDAD, y a continuación
la localidad de su interés. (por
ejemplo San Miguel).
Si desea obtener información acerca
de Pymes que no se encuentren en Capital,
ni en San Miguel, simplemente desmarque
el pequeño cuadrado que figura a
la derecha de LOCALIDAD.
La
Búsqueda Compleja de Entidades y
Cargos combina las 5 tabletas restantes
a la Búsqueda Simple, es decir que
al pulsar el botón Buscar correspondiente,
se consideran las condiciones incluidas
en las tabletas Entidades, Desde-Hasta,
Rubros, Cargos y Personas.
La
tableta ENTIDADES permite ingresar condiciones
para hallar ciertas entidades. En cada campo
se pueden ingresar distintas palabras separadas
por comas.
Si
en un campo se ha escrito algo y está
chequeado en el pequeño cuadrado
a su derecha, significa que este texto deberá
estar presente en el ítem de una
entidad, pero si está escrito y NO
chequeado, significa que expresamente no
debe estar incluido.
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6..BÚSQUEDA
DE ENTIDADES Y ........CARGOS
- DESDE - HASTA |
Seleccione
la tableta DESDE HASTA. En los campos
correspondientes a CODIGO POSTAL coloque
en números 1100 en el casillero
izquierdo y 1200 en el casillero derecho,
anteponiendo la letra correspondiente
a cada provincia (según letra de
la vieja patente), luego oprima el botón
BUSCAR ENTIDADES. El resultado obtenido
arrojará los datos de todas las
entidades comprendidas entre esos números
de código postal.
Agregue en los campos CANTIDAD DE EMPLEADOS,
5 y 50 respectivamente, vuelva a oprimir
el botón BUSCAR ENTIDADES.
Esta nueva búsqueda quedará
acotada a todas las entidades que se encuentren
entre los códigos postales solicitados
y cuya cantidad de empleados no sea menor
de 5, ni mayor de 50.
Los
parámetros indicados en esta tableta
pueden ser restringidos de acuerdo a los
límites inferior y superior.
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Para
buscar entidades según su rubro,
haga clic en la tableta RUBROS, luego debe
seleccionar el rubro general de la entidad
o entidades que sean de su interés
y eventualmente un subrubro.
Seleccione el rubro INDUSTRIA GRÁFICA
y el subrubro EDITORIAL. Ingresa el texto
libros en el campo inferior y a continuación
oprima el botón BUSCAR ENTIDADES.
Los resultados de la búsqueda serán
de aquellas entidades que pertenecen a la
Industria Gráfica, que se especializan
en Editorial y específicamente a
la producción de libros.
Si
hace clic en el pequeño círculo
a la izquierda del rubro, se seleccionarán
todas las entidades del mismo. En cambio
si se marca el subrubro, solo se tendrá
en cuenta las que pertenecen solo al subrubro
seleccionado.
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7..BÚSQUEDA
DE ENTIDADES Y ........CARGOS
- CARGOS Y PERSONAS |
Seleccione
la tableta CARGOS, en los círculos
correspondiente a SEXO marque FEM, luego
seleccione todos los cargos que sean de
su interés, por ejemplo PRESIDENCIA
O PRINCIPAL. El resultado de la búsqueda
requerida contendrá a todos los
cargos de presidencia o
principal, o demás cargos seleccionados
ocupados por mujeres.
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Además
de seleccionar las áreas a las que
deben pertenecer las personas buscadas,
se pueden restringir cargos dentro de ellas.
Por ejemplo, se pueden requerir los presidentes
de las áreas seleccionadas pero que
no se incluyan los cargos que contengan
“vice” o “sub”.
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Análogamente
a las búsquedas de personas por cargos,
se pueden realizar búsquedas por
apellido, por ejemplo todos los “Fernández”
de las entidades seleccionadas.
Además
se pueden buscar en los campos definidos
por el usuario para las personas.
Estos campos se combinan con los de la tableta
CARGOS.
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8..BÚSQUEDA
DE ENTIDADES Y ........CARGOS
- FICHA |
Acceda
a la ficha de la entidad de su interés
haciendo doble clic sobre la misma. Se
desplegará una ventana con los
datos disponibles para esta entidad, puede
imprimir la ficha seleccionada, ver si
esta entidad contiene o pertenece a otra
entidad o entidades, acceder a su página
web o a su correo electrónico (si
estos datos están disponibles en
la entidad seleccionada), o bien acceder
al
historial de tareas realizadas o a realizar
(ver ítem 16- Manejo de tareas)
Ingrese
una nota para esta entidad haciendo un
clic sobre la última columna y
luego grábela. Ahora aparecerá
en dicha columna, una letra N, identificando
de esta manera que posee una nota.
Si desea borrar o reeditar esta nota simplemente
haga clic sobre N.
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9..BÚSQUEDA
DE ENTIDADES Y ........CARGOS
- GRUPOS |
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Seleccione
la tableta ENTIDADES. En el campo NOMBRE
coloque el texto Grupo Clarín. Se
desplegará una ventana con el texto
GRUPO CLARIN.
Haga doble clic sobre el mismo, para acceder
a la ficha correspondiente. Esta ficha tiene
el botón CONTIENE habilitado, pulse
sobre él para acceder a lista de
entidades pertenecientes al Grupo Clarín.
Análogamente,
al acceder a cualquiera de las fichas de
estas entidades encontrará el botón
PERTENECE habilitado.
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10..GRABAR
Y VISUALIZAR ..........CAMPAÑAS |
Finalizada
la búsqueda de Entidades y Cargos
realizada para obtener los datos que son
de su interés, grabe los mismos
accediendo al botón GRABAR COMO
NUEVA CAMPAÑA. Elija un nombre
y pulse OK.
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Acceda
ahora al menú BUSQUEDAS y seleccione
VER CAMPAÑAS, o bien haga clic sobre
el segundo icono de la barra de herramientas,
para desplegar la ventana de visualización
de campañas.
Seleccione en el campo CAMPAÑAS GRABADAS
la campaña que grabó con anterioridad
y haga clic en MOSTRAR. En la ventana queda
desplegado el listado con las entidades grabadas
previamente. |
En
el campo inferior seleccione PRESIDENCIA O PRINCIPAL
y pulse el botón >. Observe que ahora
este texto se encuentra en el campo contiguo. Al
Buscar Cargos, solo busca en las áreas seleccionadas,
podrá incluir en dicha búsqueda la
cantidad de cargos que sean de su interés,
en este caso se respeta el orden en que fueron ingresados.
Oprima
el botón BUSCAR CARGOS y a continuación
el botón VER NOMBRES. En esta instancia se
despliega, a la derecha de cada entidad, el cargo
encontrado para la misma y a continuación
el apellido de la persona que ocupa este cargo.
Es posible que en algunas entidades no figure el
cargo solicitado, quedando este campo vacío.
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11..REPORTES |
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Seleccione
en el campo REPORTES DISPONIBLES
“etiquetas Avery 5160“,
oprima ahora el botón EMITIR
UN REPORTE. |
Se
abrirá una ventana con los datos
de las entidades grabadas en esta campaña,
listos para ser impresos en este tipo
de etiquetas. Puede seleccionar otro
formato de etiquetas, listado de control,
de personas y entidades o bien un reporte
de las notas colocadas a cada entidad
(si hubiera agregado notas), antes de
emitir el reporte.
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Puede
emitir tantos reportes como considere
necesario.
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| Una
vez desplegada la ventana de reporte,
con el estilo
elegido, oprima sobre el botón
del zoom (primer botón a la derecha
de CANCEL), o bien arrastre el vértice
de la ventana hasta obtener el tamaño
que le resulte cómodo.
Si
su reporte contiene varias páginas
podrá visualizarlas pulsando sobre
las flechas correspondientes ubicadas
en la parte inferior izquierda de la misma.
Imprima
su reporte oprimiendo el segundo botón
a la derecha de CANCEL, expórtelo
a un formato de su interés pulsando
en el tercer botón, o bien envíelo
por e-mail oprimiendo el cuarto.
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Puede
crear una nueva campaña con TODOS los datos encontrados
haciendo clic en el botón GUARDAR TODO COMO NUEVA
CAMPAÑA, o agregarlos a una campaña existente
pulsando AGREGAR A CAMPAÑA.
Si
desea seleccionar solo las entidades que sean de su interés,
marque en la columna dónde aparece la flecha manteniendo
presionada la tecla control y haga clic en el botón
NUEVA CAMPAÑA, o bien agréguelos a una campaña
existente.
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13..CONSULTA
Y EDICIÓN DE ..........ENTIDADES |
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Acceda
al menú REGISTROS DEL USUARIO
y seleccione CONSULTA DE ENTIDADES,
u oprima el tercer botón
de la barra de herramientas. |
Ingrese
la palabra guía en el campo NOMBRE,
( o cualquier palabra que sea parte
del nombre de una entidad, como por
ejemplo banco, editorial, consultora,
etc.).
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| Oprima
el botón EDICION para desplegar más
datos de la entidad que ha elegido. |
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En
esta nueva ventana observará distintos datos encontrados
para esta entidad, como así también el tipo
de entidad a la que pertenece y el rubro y subrubro correspondiente.
En
el campo PERSONAL, observará los cargos y personas
que los ocupan, encontrados para esta entidad.
Puede marcar los cargos que sean de su interés manualmente,
haciendo clic en el pequeño cuadrado de la izquierda
del cargo, o bien marcar todos (o desmarcarlos) oprimiendo
sobre los botones + y – respectivamente.
Agregue
una nueva persona para esta entidad haciendo clic en el
botón NUEVA PERSONA. Ingrese los datos correspondientes
y oprima OK.
Haga
doble clic en el cargo o nombre que sea de su interés.
Se desplegará una ventana de Altas, Bajas y Modificaciones
de Personas.
En
esta ventana podrá personalizar los datos de la persona
seleccionada ingresando los mismos en los campos correspondientes
Puede modificar el área a la que pertenece, de haberse
producido algún cambio, modificar el nombre de la
persona que ocupa este cargo, o bien borrarla.
Vuelva
a la ventana de Altas Bajas y Modificaciones y oprima el
botón NUEVA ENTIDAD. Puede definir en esta instancia
una nueva entidad y colocar todos los datos correspondientes
a la misma, incluyendo el tipo de entidad, el rubro y el
subrubro al que pertenece.
Agregue
estos datos a una campaña existente seleccionándola
en el campo Campañas Grabadas y pulsando el botón
AGREGAR.
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14..CONSULTA
Y EDICIÓN DE ..........PERSONAS |
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Acceda
al menú REGISTROS DEL USUARIO
y seleccione CONSULTA DE PERSONAS,
u oprima el cuarto botón
de la barra de herramientas.
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Ingrese
la palabra guía en el campo NOMBRE,
( o cualquier palabra que sea parte
del nombre de una entidad, como por
ejemplo banco, editorial, consultora,
etc.).
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| Ingrese
la palabra Fernández en el campo
Apellido. Observará datos del primer
Fernández que se encuentra en la
base de datos. |
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|
Oprima
el botón SIGUIENTE para ver el resto de los Fernández
encontrados.
Ingrese la palabra Antonio en el campo nombre. Con esto
restringirá la búsqueda a todos los “Antonio
Fernández” que figuren en la base de datos.
 |
Agregue
estos datos a una campaña existente seleccionándola
en el campo Campañas Grabadas y pulsando el botón
Agregar a Campaña o ingrese una tarea haciendo
clic en el icono del teléfono. (ver manejo de
tareas)
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Oprima
el botón EDITAR e ingrese en el campo de usuario
los datos correspondientes de contar con los mismos.
Modifique el área a la que pertenece o elimine a
esta persona pulsando el botón BORRAR si ya no perteneciese
a esta entidad.
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15..DEFINICIÓN
DE CAMPOS DEL ..........USUARIO |
Acceda
al menú REGISTROS DEL USUARIO
y seleccione DEFINICIÓN DE CAMPOS
DEL USUARIO
Puede modificar los campos ubicados
en la columna derecha, definiendo un
texto acorde a sus intereses.
Simplemente
posicione el mouse en el renglón
correspondiente, borre el texto existente
con la tecla Backspace (<) y escriba
el texto con el que identificará
cada campo.
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Del
mismo modo se definen las distintas vías
para las Tareas (Teléfono, e-mail, Carta,
etc.)
Por cada entidad y cada persona se pueden definir
hasta 4 campos adicionales. Cada uno de estos
campos tiene una extensión máxima
de 30 caracteres
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| 16..MANEJO
DE TAREAS |
| La
idea básica es que el usuario pueda planificar
tareas, ya sean llamadas telefónicas, cartas,
correos electrónicos, etc., dirigidos hacia las
entidades y personas de la base de datos, tanto las
incluidas en las originales como en las ingresadas por
él mismo.
Los
usuarios definidos como Supervisor pueden ingresar
tareas para cualquier usuario y los de nivel Intermedio
solamente para ellos mismos.
Las tareas se dividen en A Realizar, que son las que
aún no se han efectuado, y las Realizadas,
que sirven para mantener un historial para cada entidad.
Además,
el software cuenta con una alarma automática
que avisa cuando llega el momento de realizar alguna
tarea, siempre que se haya definido la hora a la que
debía realizar la misma y que el programa esté
activo .
Un
usuario Supervisor puede ver el historial de tareas
de una entidad, incluidos todos los usuarios, en cambio
un usuario Intermedio, solo verá sus propias
tareas.
Al
ingresar al sistema, automáticamente aparece
la lista de tareas a realizar para el usuario o se
muestra el mensaje “No tiene tareas pendientes”
en caso de no haber ninguna.
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17..INGRESO
DE TAREAS |
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Acceda
al menú REGISTROS DEL USUARIO y seleccione
CONSULTA DE ENTIDADES, u oprima el tercer
botón de la barra de herramientas |
Ingrese
la palabra guía u otro nombre de su interés
en el campo NOMBRE y haga clic en el botón
con el icono del teléfono para ingresar
a la ventana de tareas.
Haga
clic en el icono del calendario y seleccione año,
mes y día para el que quiera programar
una tarea para esta entidad.
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Luego oprima sobre el botón con el icono del reloj
y seleccione la hora para realizar esta tarea.
En
el campo contacto ingrese el nombre de una persona de esta
entidad. (recuerde que puede consultar los nombres y cargos
de esta entidad pulsando el botón EDICION de la ventana
de CONSULTA DE ENTIDADES.)
Seleccione
la vía de contacto de su interés para esta
tarea ( teléfono, e-mail, carta ).
Si es un usuario Supervisor, elija para qué usuario
es la tarea. (los de nivel Intermedio no deben contemplar
esta opción).
Dentro
del campo NOTAS agregue los comentarios adicionales que
considere necesarios para ejecutar esta tarea. Oprima el
botón OK
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18..HISTORIAL
DE TAREAS |
En
esta misma ventana (CONSULTA DE ENTIDADES), pulse
el botón EDICION.
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Oprima
el primer botón ubicado en la parte
inferior izquierda (icono de libro) para ingresar
al Historial de Tareas. |
En
esta nueva ventana observará qué
tareas realizadas o a realizar posee esta entidad.
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Seleccione una de las tareas que ingresó en el paso
anterior y oprima el botón REALIZAR.
Seleccione
Realizada en el tipo de tarea y en el campo Notas
modifique o agregue los comentarios pertinentes a esta tarea
y oprima el botón OK. La próxima vez que ingrese
al historial de tareas observará los cambios efectuados.
A continuación
pulse SALIR y vuelva a ingresar en el historial de tareas.
Note que en la columna de Tipo ha cambiado la A por una
R, confirmando que esta tarea ya está Realizada.
Oprima
ahora, el botón A REALIZAR, ubicado en la parte inferior
de la ventana. Con esta acción usted observará
solamente las tareas que aún no han sido realizadas
para esta entidad.
Oprima
el botón REALIZADAS para observar las tareas ya realizadas
para esta entidad, y el botón TODAS para desplegar
las tareas realizadas y a realizar.
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19..TAREAS
PENDIENTES |
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Acceda
al menú TAREAS y seleccione TAREAS
PENDIENTES, o bien oprima el quinto botón
de la barra de herramientas. |
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